Блог · оформление и законКадровое агентство «Адепта»
Оформили нового сотрудника с ошибкой — чем это грозит работодателю
Опоздали с трудовым договором, забыли подать уведомление, не так прописали испытательный — и одна формальность превращается в штраф ГИТ до 100 000 ₽ за человека. Разбираем самые частые ошибки при оформлении, их цену по КоАП и даём чек-лист, чтобы принять работника без рисков.
договор — в 3 рабочих дняштрафы ГИТ — по КоАПчек-лист оформления
Когда вы наконец нашли подходящего человека, кажется, что самое сложное позади: осталось «оформить и пусть работает». Но именно на этом шаге собственник без кадровика теряет деньги чаще всего. Оформление — это не формальность, а набор сроков и документов, за нарушение которых трудовая инспекция (ГИТ) штрафует по статье 5.27 КоАП, причём за каждого сотрудника отдельно.
Разберём пять ошибок, которые встречаются чаще всего, покажем цену каждой в рублях по КоАП и соберём чек-лист, по которому можно принять работника так, чтобы проверка не нашла повода для штрафа.
Почему ошибка оформления стоит дороже, чем кажется
Главная ловушка оформления в том, что промах не виден сразу. Сотрудник вышел, работает, всё спокойно — а нарушение уже зафиксировано датами в документах. Всплывает оно позже: при проверке ГИТ, по жалобе самого работника после конфликта или при увольнении. И тогда платить приходится не за один эпизод.
Штраф считается за каждого сотрудника. Приняли с одной и той же ошибкой пятерых — умножайте сумму на пять.
Повторное нарушение дороже. Если ГИТ уже привлекала компанию, второй раз штраф заметно выше, а руководителю грозит дисквалификация.
Параллельно доначисляет налоговая. Подмена трудовых отношений или просрочка по взносам — это уже зона ФНС, а не только ГИТ.
Работник получает рычаг. Неоформленный или оформленный с нарушением сотрудник в суде почти всегда выигрывает — это компенсации и восстановление.
Поэтому к оформлению стоит относиться как к части стоимости найма: дешевле сделать правильно сразу, чем разбирать последствия. Дальше — по каждой ошибке отдельно.
Ошибка 1. Просрочили трудовой договор
Самая частая и самая дорогая ошибка. По Трудовому кодексу работника, который фактически приступил к работе, надо оформить трудовым договором в течение 3 рабочих дней. Не «когда дойдут руки» и не «после испытательного» — именно три дня с момента, как человек начал работать.
Что идёт не так на практике: договор подписывают задним числом и путаются в датах; берут «на пару недель присмотреться» вообще без договора; оформляют только после того, как сотрудник «докажет, что подходит». Любой из этих вариантов — фактическое допущение к работе без оформления, а это самое тяжёлое нарушение из статьи 5.27 КоАП.
Ошибка 2. Неверный испытательный срок
Испытательный срок кажется простым пунктом, но именно на нём чаще всего «плывут». Условие об испытании обязательно должно быть прописано в самом трудовом договоре — если его там нет, человек считается принятым без испытания, и уволить «как не прошедшего» уже нельзя.
Превысили срок. Для рядовых сотрудников максимум — 3 месяца, для руководителей и главбухов — до 6. Поставили «полгода» обычному менеджеру — условие недействительно.
Назначили испытание тем, кому нельзя. Беременным, несовершеннолетним, тем, кого взяли в первый год после профильной учёбы по специальности, испытательный срок устанавливать запрещено.
Уволили без обоснования. «Не прошёл испытательный» нужно подтверждать документами — задачами, замечаниями, актами. Голословное увольнение работник оспорит и восстановится.
Чтобы испытательный реально защищал, его мало прописать — нужно вести по нему понятную фиксацию результатов. Как выстроить адаптацию и оценку на испытательном, чтобы решение было обоснованным, разбираем в отдельном материале про сопровождение подбора до выхода.
Ошибка 3. Пропустили уведомления и СЗВ-ТД
Приём сотрудника — это не только договор внутри компании, но и сообщения «наружу», у каждого свой срок. Просрочка тут штрафуется отдельно от самого договора, и про эти сроки забывают чаще всего.
Сведения о трудовой деятельности (бывшая СЗВ-ТД, теперь подраздел отчёта ЕФС-1) при приёме и увольнении подаются не позднее следующего рабочего дня. Это самый короткий срок — его пропускают почти все новички.
Уведомление о приёме бывшего госслужащего его прежнему работодателю — в течение 10 дней, если человек последние два года был на госслужбе. Забывают почти всегда, а штраф здесь крупный.
Уведомление МВД о приёме иностранного работника — в установленный срок после заключения договора. Просрочка по мигрантам — отдельная дорогая история.
Постановка на воинский учёт военнообязанных сотрудников и сверка с военкоматом — обязанность, про которую малый бизнес часто не знает вовсе.
Если вы только выстраиваете кадровый процесс с нуля и не уверены, какой минимум документов и отчётов вообще обязателен, начните с базового разбора в статье кадровый учёт с нуля — там собран обязательный минимум для компании без кадровика.
Ошибка 4. ГПХ или самозанятый вместо трудового
Чтобы сэкономить на налогах и взносах, сотрудника иногда оформляют договором ГПХ или как самозанятого, хотя по факту он ходит на работу по графику, подчиняется и выполняет постоянную трудовую функцию. Для ФНС и ГИТ это подмена трудовых отношений — и она вскрывается по простым признакам.
Регулярная ежемесячная «оплата услуг», совпадающая по сути с зарплатой.
Рабочее место, график, подчинение руководителю, корпоративная почта и пропуск.
Один и тот же «исполнитель» месяцами, единственный заказчик у самозанятого — ваша компания.
Формулировки про трудовую функцию («выполняет обязанности менеджера»), а не про конкретный результат-услугу.
Последствия двойные: ГИТ штрафует за подмену трудового договора, а ФНС доначисляет НДФЛ и страховые взносы за весь период плюс пени. Где проходит граница между формами и как не попасть на переквалификацию — подробно в материале про выбор между ГПХ, трудовым и самозанятым.
Ошибка 5. Не оформили обязательные документы при приёме
Даже когда договор подписан в срок, оформление часто остаётся неполным. ГИТ проверяет не только наличие договора, но и весь пакет, который должен сопровождать приём сотрудника.
Нет приказа о приёме или записи, ознакомления работника под подпись с его трудовыми обязанностями.
Не ознакомили с локальными актами — правилами внутреннего распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией.
Не провели и не зафиксировали инструктаж по охране труда — обязателен для всех, даже в офисе.
Нет согласия на обработку персональных данных (152-ФЗ) и не оформлен учёт трудовой книжки или сведений о ней.
По отдельности каждая мелочь кажется несущественной, но на проверке они складываются в один протокол — и в одну сумму штрафа.
Сколько стоит каждая ошибка: штрафы ГИТ
Большинство нарушений при оформлении идут по статье 5.27 КоАП. Суммы зависят от того, кого штрафуют — должностное лицо (директора), ИП или организацию, — и от того, первое это нарушение или повторное. Ориентиры ниже — для понимания масштаба; точные суммы инспектор определяет по составу.
Ориентиры штрафов за ошибки оформления (ст. 5.27 КоАП, за каждого работника)
Нарушение
Должностное лицо / ИП
Организация
Допуск к работе без оформления договора
10 000 – 20 000 ₽
50 000 – 100 000 ₽
Нет договора / нарушение порядка оформления
1 000 – 5 000 ₽
30 000 – 50 000 ₽
Подмена трудового договора на ГПХ
10 000 – 20 000 ₽
50 000 – 100 000 ₽
Повторное аналогичное нарушение
до 40 000 ₽ + дисквалификация
100 000 – 200 000 ₽
Нарушение по персональным данным (13.11 КоАП)
10 000 – 20 000 ₽
60 000 – 100 000 ₽
Главное, что видно из таблицы: штраф за одного неоформленного сотрудника-организации легко догоняет несколько его окладов, а при приёме группы людей или повторном нарушении речь идёт о сотнях тысяч рублей. На этом фоне аккуратное оформление — самая дешёвая страховка.
Чек-лист: как оформить сотрудника без рисков
Чтобы принять работника и не дать ГИТ повода для штрафа, пройдите по короткому списку в день выхода и в первые дни.
Подписали трудовой договор в течение 3 рабочих дней с фактического выхода — со всеми обязательными условиями.
Прописали испытательный срок в договоре, не превысили лимит (3 месяца / 6 для руководителей) и проверили, что человеку его вообще можно назначать.
Издали приказ о приёме и ознакомили сотрудника под подпись с должностной инструкцией и локальными актами.
Подали сведения о приёме (ЕФС-1, бывшая СЗВ-ТД) не позднее следующего рабочего дня.
Проверили особые уведомления: бывший госслужащий — прежнему работодателю за 10 дней, иностранец — в МВД, военнообязанный — на воинский учёт.
Оформили согласие на обработку персональных данных и провели инструктаж по охране труда с подписью.
Убедились, что форма оформления соответствует сути работы — постоянная функция оформляется трудовым договором, а не ГПХ.
Как подбор через агентство снижает риск оформления
Большинство ошибок оформления — следствие спешки и того, что собственник делает наём в одиночку, между основными задачами. Когда подбор ведёт агентство, часть этих рисков снимается ещё до выхода кандидата.
Кандидат проходит проверку до решения: вы видите финалистов с подтверждёнными документами, а не оформляете «кота в мешке» задним числом.
Выход согласован заранее. Известна дата старта — значит, есть время подготовить договор и пакет документов в срок, а не в последний момент.
Не подходит — меняем по гарантии. Если кандидат не прошёл испытательный, замену подбираем бесплатно: срок гарантии 90 дней прописан в договоре цифрой, а не «постараемся».
Прозрачная экономика. Цена подбора открытая — от 15% годового дохода, без «индивидуально по запросу», и она в разы меньше штрафа за неверное оформление группы людей.
Само кадровое делопроизводство остаётся за работодателем или его бухгалтером — но риск «нанял не того и оформил впопыхах» агентство закрывает на входе.
Коротко: что проверить в первую очередь
Прежде чем выпускать нового сотрудника «в бой», убедитесь, что закрыты три самых дорогих по штрафам пункта.
Трудовой договор подписан в течение 3 рабочих дней с фактического выхода — это нарушение самое тяжёлое.
Сведения о приёме поданы вовремя (ЕФС-1 — на следующий рабочий день), особые уведомления по госслужащим, иностранцам и воинскому учёту не пропущены.
Форма оформления честная: постоянная работа — это трудовой договор, а не ГПХ или самозанятость ради экономии на взносах.
Если оформление пугает больше самого поиска, начните с того, что снимает риск на входе, — с подбора проверенного кандидата. Опишите вакансию, и мы посчитаем стоимость и поможем довести его до выхода без спешки.
Автор статьи
Проверено экспертом «Адепты»обновлено в июне 2026Екатерина МироноваHR-директор, эксперт по кадровому делу · 16 лет в HR и кадрах
Отвечает за кадровое оформление, удержание и HR-бренд. Разбирается в трудовом праве, оформлении иностранцев, воинском учёте и метриках эффективности подбора.
Под этот фильтр пока ничего не нашлось — посмотрите все карточки.
Подбор под ключ● Пн–Пт 9:00–19:00
Бесплатно, без обязательств
Найдём и доведём до выхода
Подберём сотрудника, которого не страшно оформлять
Опишите вакансию — подберём проверенного кандидата и сопроводим до выхода, чтобы оформление прошло в срок и без штрафов. Цену зафиксируем в договоре, результат защитит гарантия замены.
Расчёт стоимости подбора по вашей вакансии — бесплатно
Хорошее месторейтинг на Яндексе
Оформление
Оформление