Кадровый учёт с нуля — минимум документов, который обязан вести каждый работодатель
Наняли первого человека — и вместе с ним появилась кадровая функция, о которой никто не предупреждал. Разбираем, какие документы обязательны, в какие сроки их нужно оформить и чем грозит их отсутствие. Без воды, с чек-листом, который можно пройти по пунктам.
чек-лист обязательных документовсроки оформления — по днямштрафы, которых легко избежать
Пока в компании работает один собственник, кадрового учёта нет. Но как только вы подписываете трудовой договор с первым человеком, на вас автоматически ложится пакет обязанностей: оформить, оплатить, отчитаться, сохранить. Государство не делает скидку «вы же маленькие» — требования к ИП с одним продавцом и к заводу на тысячу человек по базовым документам одинаковые.
Хорошая новость: обязательный минимум конечен и понятен. Эта статья — про то, что именно нужно оформить при первом найме, в какие сроки и что будет, если этого не сделать. Дальше по тексту — чек-лист, по которому можно пройтись и закрыть пробелы.
Что такое кадровый учёт и когда он появляется
Кадровый учёт (его ещё называют КДП — кадровое делопроизводство) — это ведение документов по сотрудникам: приём, переводы, отпуска, больничные, увольнение, рабочее время. Простыми словами — бумажный (или электронный) след всего, что происходит с человеком в компании, от первого дня до последнего.
Обязанность вести его возникает в момент, когда у вас появляется хотя бы один работник по трудовому договору. Неважно, ИП вы или ООО, неважно, сколько у вас людей — один или сто. Если есть трудовые отношения, есть и кадровый учёт. С исполнителями по договору ГПХ или самозанятыми кадровый учёт не ведётся, но и подменять им штатную работу нельзя — за это переквалифицируют в трудовые со всеми доначислениями.
Обязательные кадровые документы: чек-лист
Разделим документы на две группы: те, что оформляются на каждого сотрудника, и те, что должны существовать в компании в целом (локальные акты). Начнём с полного списка — по нему удобно сверяться.
Трудовой договор — основной документ, фиксирует условия работы. Без него отношения считаются неоформленными.
Приказ о приёме на работу — на основании договора (форму компания вправе утвердить свою).
Личная карточка или учётная запись о сотруднике — сведения о работнике, которые ведёт работодатель.
Сведения о трудовой деятельности — электронная трудовая (форма для отчётности в СФР) либо бумажная трудовая, если работник её сохранил.
Согласие на обработку персональных данных — требование 152-ФЗ, без него вы нарушаете закон уже на этапе приёма.
Табель учёта рабочего времени — фиксирует отработанные часы и дни, основа для зарплаты.
График отпусков — обязателен, утверждается заранее на год вперёд.
Документы воинского учёта — если есть военнообязанные сотрудники (а они почти всегда есть).
Это базовый каркас. В зависимости от специфики добавляются договоры о материальной ответственности, медосмотры, инструктажи по охране труда — но для большинства небольших компаний список выше закрывает обязательный минимум при первом найме.
Что оформить при приёме сотрудника
Самый ответственный момент — приём. Здесь чаще всего и допускают нарушения, потому что человека «надо было ещё вчера», и оформление откладывают на потом. Делать так нельзя: закон требует оформить отношения сразу.
Получить документы от сотрудника: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (если работа требует), сведения о трудовой деятельности.
Подписать трудовой договор в двух экземплярах — один остаётся у работника, один у вас, с его подписью о получении.
Издать приказ о приёме и ознакомить с ним сотрудника под подпись.
Взять согласие на обработку персональных данных и ознакомить с локальными актами под подпись.
Подать сведения о приёме в СФР — не позднее следующего рабочего дня после оформления.
Локальные акты, которые обязаны быть
Помимо документов на каждого человека, в компании должны существовать общие нормативные акты — они описывают правила для всех. Их часто забывают, потому что они «ничьи» и не привязаны к конкретному найму.
Правила внутреннего трудового распорядка — режим работы, дисциплина, порядок приёма и увольнения.
Положение об оплате труда и премировании — как начисляется зарплата и бонусы.
Положение об обработке персональных данных — обязательно по 152-ФЗ, описывает, как вы храните данные сотрудников.
Штатное расписание — перечень должностей, окладов и количества ставок.
Инструкции и журналы по охране труда — даже в офисе нужен минимум по технике безопасности.
С каждым из этих актов нового сотрудника знакомят под подпись при приёме. Нет акта — нечего предъявить ни работнику, ни проверяющему, а отсутствие обязательного локального акта — это уже самостоятельное нарушение.
Сроки: в какие дни что сделать
В кадровом учёте многое завязано на сроки, и именно за их срыв штрафуют чаще всего. Собрали ключевые в одну таблицу — это самое полезное, что стоит держать под рукой при первом найме.
Ключевые сроки кадрового оформления при приёме
Действие
Срок
Чем грозит просрочка
Оформить трудовой договор
до 3 рабочих дней с начала работы
штраф за ненадлежащее оформление
Подать сведения о приёме в СФР
не позднее следующего рабочего дня
штраф за непредставление сведений
Ознакомить с локальными актами
до подписания договора
нарушение порядка приёма
Утвердить график отпусков
не позднее чем за 2 недели до нового года
нарушение трудового законодательства
Поставить на воинский учёт
в установленный срок при приёме военнообязанного
отдельные штрафы по воинскому учёту
Логика простая: чем раньше оформите, тем меньше рисков. Большинство штрафов прилетает не за «неправильную запятую», а за то, что документ оформлен с опозданием или не оформлен вовсе.
Воинский учёт — про него забывают чаще всего
Отдельно вынесем воинский учёт, потому что это слепое пятно почти у всех, кто нанимает впервые. Вести его обязаны все работодатели — и ООО, и в ряде случаев ИП, — если среди сотрудников есть военнообязанные (а это большинство мужчин призывного и запасного возраста).
При приёме нужно проверить документы воинского учёта и внести сведения.
О приёме и увольнении военнообязанных положено уведомлять военкомат.
Нужно вести и хранить учётные данные, а также сверять их с военкоматом.
Штрафы за нарушения воинского учёта в последние годы заметно выросли, и проверки по этой линии стали активнее. Поэтому если вы оформляете первого сотрудника-мужчину — этот блок нельзя пропускать «на потом».
Штрафы за нарушения кадрового учёта
Главный аргумент в пользу того, чтобы не откладывать кадровый учёт, — деньги. Нарушения в этой сфере наказываются административными штрафами, и для небольшого бизнеса они чувствительные. Точные суммы зависят от статьи и того, ИП вы или организация, поэтому даём ориентиры по типам нарушений.
Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора — один из самых дорогих штрафов, особенно для юрлиц, и считается за каждого неоформленного работника.
Нарушение трудового законодательства (нет обязательных актов, не ознакомили, сорвали сроки) — штраф на должностное лицо и на компанию, при повторе суммы растут.
Нарушение правил обработки персональных данных по 152-ФЗ — отдельные и в последнее время ужесточённые санкции.
Нарушения воинского учёта — отдельная группа штрафов, размер которой вырос за последние годы.
Частые ошибки при найме без кадровика
Когда учётом занимается собственник между делом, ошибки повторяются из компании в компанию. Вот те, что встречаются чаще всего — проверьте себя по этому списку.
Берут «на испытательный без оформления» — а испытательный срок вообще существует только внутри трудового договора, без него он недействителен.
Подменяют трудовой договор договором ГПХ ради экономии на налогах — при проверке отношения переквалифицируют в трудовые с доначислениями и штрафом.
Не подают вовремя сведения в СФР — срок «следующий рабочий день» легко пропустить в суете.
Не оформляют согласие на персональные данные — и нарушают 152-ФЗ с первого же дня.
Полностью игнорируют воинский учёт — самая частая «дыра» у новичков.
Откладывают локальные акты «до проверки» — а их отсутствие само по себе нарушение.
Вести самому, нанять кадровика или отдать на аутсорс
Когда документы перестают помещаться в голову и в свободные вечера, встаёт выбор из трёх вариантов. Какой подходит — зависит от числа сотрудников и того, насколько часто у вас происходят кадровые события (приёмы, увольнения, отпуска).
Вести самому — рабочий вариант, пока сотрудников единицы и движения почти нет. Минус — растущий риск пропустить срок или норму, потому что это не ваша основная работа.
Отдать на аутсорс кадровое делопроизводство — удобно, пока штат небольшой: платите за конкретный объём, а ответственность за нормы лежит на подрядчике. Хорошо подходит для 5–20 человек со стабильным потоком.
Нанять кадровика в штат — оправдано, когда сотрудников уже десятки, кадровых событий много и нужен человек, который ведёт учёт, охрану труда и воинский учёт постоянно.
На практике путь обычно такой: сначала собственник ведёт минимум сам, потом передаёт рутину на аутсорс, а с ростом штата берёт кадровика или HR-менеджера в штат. Если вы дошли до этой точки — подобрать подходящего специалиста и проверить его компетенции мы поможем; это та же экономика, что и в любом найме, — описана в материале про подбор персонала под задачу.
Коротко: с чего начать
Если вы только что наняли первого человека или собираетесь — пройдите по короткому списку, и большую часть рисков вы закроете.
Оформите трудовой договор в течение 3 рабочих дней, приказ и согласие на персданные — сразу.
Подайте сведения о приёме в СФР не позже следующего рабочего дня.
Заведите обязательные локальные акты и ознакомьте с ними сотрудника под подпись.
Не забудьте воинский учёт — это самая частая «дыра» у новичков.
Соблюдайте сроки — большинство штрафов именно за их срыв, а не за содержание документов.
Кадровый учёт пугает только на старте: обязательный минимум конечен, и его реально закрыть за пару дней работы. А как только объём перерастает «между делом», эту функцию выгоднее передать специалисту — подобрать его и проверить мы поможем. Опишите свою ситуацию — разберём бесплатно, что у вас уже закрыто, а что нет.
Автор статьи
Проверено экспертом «Адепты»обновлено в июне 2026Екатерина МироноваHR-директор, эксперт по кадровому делу · 16 лет в HR и кадрах
Отвечает за кадровое оформление, удержание и HR-бренд. Разбирается в трудовом праве, оформлении иностранцев, воинском учёте и метриках эффективности подбора.
Под этот фильтр пока ничего не нашлось — посмотрите все карточки.
Разбор ситуации● Пн–Пт 9:00–19:00
Бесплатно, без обязательств
Поможем с кадровой функцией
Закроем кадровый учёт и наём — без штрафов и авралов
Опишите ситуацию — разберём, что у вас уже оформлено, а что нет, и подберём кадровика или HR-менеджера, если вести учёт самому уже некогда. Цену зафиксируем в договоре, результат защитит гарантия замены.
Хорошее месторейтинг на Яндексе
Оформление
Оформление